Administration -diarieföra handlingar

En grund för administration är att kunna diarieföra. Ett diarium är en lista över inkommande och utgående eller upprättade handlingar och beslut.

Allra först begreppet handling. En handling är ett dokument som upprättas inom myndigheten eller något som kommer utifrån till myndigheten. Om du får ett brev så är det en handling. En ansökan om skolplats är en handling. Ett åtgärdsprogram som upprättas är en handling. Alla handlingar ska kunna finnas tillgängliga och då måste de finnas förtecknade eller på annat sätt i ordning.

Ett sätt då är att ha ett diarium över inkommande och utgående handlingar. Bland utgående skulle kunna finnas handlingar som upprättas men för den skulle inte skickas till någon utan stannar inom skolan.

Din maillista är ju redan en förteckning och likaså det du skickar ut. Men du kanske raderar och rensar bland all reklam och annat. Ett sätt kan vara att skriva ut vissa mail och det svar man ger och skriva ut och lägga i diariepärmen.

En del huvudmän har journalsystem där allt läggs och då är det lite enklare. Man lägger allt där. Men om man inte har något alls kan det vara idé att ha en pärm. Det kan vara så att man inte kommer ihåg att diarieföra alla handlingar men man har ändå en rutin som fungerar för det mesta och det är bättre än att inte ha alls.

Alla handlingar om elever kan man ju ha i elevens mapp eller akt. Då finns en ordning och man behöver inte lägga beslut om enskilt elev i diariet om man regelmässigt lägger allt som hör till en elev i hens mapp.

Sen gäller det bara att komma ihåg att gallra. I många kommuner finns någon som kan och ansvarar för dessa frågor. Den personen har också koll på när man ska slänga allt man sparat.

Här kan du också hitta en excelmall att använda som blad att skriva på som ett register.

Alla handlingar som finns hos en myndighet är offentliga och ska lämnas ut om någon begär det. Men först måste man kolla om det skulle kunna vara något i en handling som är sekretess. Då kan man inte lämna ut det som är sekretess av innehållet. Man måste alltid göra en sekretessprövning innan man lämnar ut. Generellt lämnar man även ut sekretessklassat material till den som berörs av dessa uppgifter. Men inte till andra.